Se é verdade que mais de metade das iniciativas de mudança falha, também é verdade que as empresas não se podem permitir não mudar, sob pena de se tornarem obsoletas e irrelevantes no mercado.
Como começar a mudança organizacional de forma a melhorar a taxa de sucesso da mudança?
1. Entender claramente o que deve mudar
Esta informação pode ser obtida através da análise de métricas de negócio, pessoas ou outras. Não esqueçamos a informação qualitativa que pode ser feita sob forma de workshops com focus groups, surveys, cruzamento de data, modelos de maturidade (de departamentos, produtos e soluções, etc.). Na combinação de várias métricas e dados qualitativos é que conseguimos obter a informação sobre tendências, alertas e outros riscos ou custos de não mudança para a empresa. A forma mais clara para todos aquando da preparação da mudança é fazer uma ou várias afirmações do(s) desafios(s) e problema(s), apoiado por informação objetiva e factual, fruto da análise feita. A razão da mudança deve ter sempre um desafio de negócio associado na sua origem.
2. Entender se a organização está pronta para mudar
O facto de termos identificado uma necessidade de mudança não quer necessariamente dizer que a organização está pronta para mudar. Existem modelos e assessments que podem ser feitos, workshops e conversas com equipas de liderança, entre outras ferramentas. Pode ser necessário agir sobre a prontidão para a mudança antes de a iniciar. Exemplos: qual a cultura atual da empresa (mindset, formas de trabalhar, adaptabilidade, agilidade, objetivos atuais...) e para o que deve evoluir após a mudança.
Esta fase é um misto de prontidão estratégica (visão, missão, etc.), mas sobretudo de prontidão das pessoas e modelo operativo (dependendo do tipo e complexidade de mudança).
3. Preparar uma visão e plano para a mudança
- Quais os objetivos estratégicos e a(s) razão(ões) principal(is) para a mudança (PORQUÊ)
- Indicadores principais de performance da mudança (QUANTO): qual a situação atual? como vamos medir o sucesso em fases intermédias (para corrigir a direção de mudança)? Quais as métricas que têm que evoluir? Como definimos o sucesso da mudança? Como preparo a análise de impacto da mudança (durante e depois)?
- Recursos necessários para a mudança (QUEM): quem é o ownerprincipal da implementação da mudança? Qual a equipa necessária e em que fase? Quais as competências que a equipa de mudança deve ter?
- Ferramentas e deliverables para preparar a mudança (O QUÊ): scope da mudança (que departamentos, equipas ou organizações), definição de estado futuro, plano de mudança, lista de stakeholders, modelo(s) e framework(s) mais adequado para o plano de mudança, plano de comunicação, plano de desenvolvimento, RAID (Risks, Assumptions, Issues, Dependencies) inicial, ferramenta(s) de colaboração, rede de agentes de mudança, preparação (desenvolvimento e apoio) da liderança para apoiar as equipas, localização de documentos e atualizações da iniciativa de mudança, plano de resistência à mudança.
4. Kick off e execução inicial da mudança: o que ter em conta
Comecemos por dizer que toda a mudança deve seguir um mindset e metodologias agile. Porquê? Como não sabemos como as pessoas vão reagir, devemos ter um mindset de adaptação constante a possíveis desvios, sobretudo porque nem todas as pessoas vão “comprar” ou “transitar” para o estado futuro de imediato. É normal e humano haver resistência à mudança, pelo que o importante é termos métricas de análise intermédias durante a iniciativa (para entendermos o estado real, tal como surveys de engagement ou personalizadas de forma dinâmica), o que pode levar a termos que fazer alguns entregáveis diferentes durante a execução.
O kick off deve já ser feito com o apoio e presença da(s) equipa(s) de liderança das áreas afetadas pela mudança para reforço da importância da mudança corporativa. As pessoas afetadas pela mudança devem entender claramente o que têm a ganhar em transitar para um estado futuro. Caso isso não seja claro, não há razão para acreditarem ou saírem sequer das suas zonas de conforto.
Pedro Valido
Professor na Universidade Europeia e Consultor
